仕事で使うソフトウェアを初めて導入されました。
請求業務を通じ"社員が変わる！パソコンが変わる！"この醍醐味をご紹介します。

「請求書発行に非常に時間がかかっています。なんとかしたいです！相談に乗ってください。」
これがきっかけでした。

後日訪問した際、Ａ社の事情をお聞きし、逆にこちらがビックリ！

なんとっ６名がかりで丸５日間もかかっているというのです。

おまけに、期間中は営業マンも加勢しており、実質１週間は営業活動もままならない状態だったのです。


売上確保を阻害する大変な状況が下の図です。

この状態の請求書発行業務にかかる人件費は、１名あたりの時間単価を2,000円と想定すると、

６名　×　５日間　×　８時間　×　2,000円　＝　なんと４８０，０００円！（毎月です）

この金額だけでも２名雇えます。やはり、手作業の限界！"道具"が役立ちそうです。

しかし、もっと気掛かりがありました。

それは、現場からの原票を事務処理用の伝票に転記しているということです。

普段の仕事ゆえ、当初Ａ社さんは気に止めていませんでした。
その時の会話です。


●原票から伝票に転記されてますけど、実際どんな内容を書いてるんですか？

事務担当者）作業員が書いた原票内容をチェックし、記入し直してます。（書類拝見）


●原票管理者の方と二重チェックをなさってるんですか？

課長さん）う〜ん。はっきりしてないし、実際そこまで考えたことがなかったですねぇ。

●拝見する限り、原票段階で、貸出と返却内容の区分さえあれば同じ内容だと思いますが･･。

事務担当者）言われてみると確かに！その区分さえ分かれば、私には原票は必要ないですね。以前から使ってたから･･違和感もなく当たり前だと思ってました。

●統一、できませんか？
課長さん）　（しばし考え）･･それで支障ないんだったら。そうしましょう！


これで決まりっ！即、原票廃止となったのです。

確かに、"営業マンが加勢"という状態は、目に見えて分かる大問題です。直接売上に響きます。ですが、手作業による集計が限界を超えていたわけですから、"道具"を使えば解消できます。要は集計がラクになれば良いのです。

しかし、原票と伝票の役割が曖昧なままだと、恒久的にムダが残ってしまうことになります。実はＡ社さんでは、原票を作成する担当者までいらっしゃいました。

請求書発行の大変さばかりが目立ってしまい、見落とされているムダの部分です。

１人がいろいろ掛け持つ中小企業の場合、やって欲しい仕事は他にもあるはずです。

Ａ社さん同様、どうしても大変な部分だけが意識されがちで、どんなソフトウェアにするか？そればかりが気になる傾向にあります。

確かに、うまく使えば、パソコンの力は絶大です！非常に効果があります。
しかし、その前に、仕事の流れの中に潜むムダを排除することが先なのです。

その上で、効果的にパソコンを活用すべきです。
この順序が逆になるから、"効果半減！高額な道具！"となるのです。

日々、それが当たり前となってしまっているから、自社のことは意外と気付かないんです。

この経緯を踏まえ、関連する仕事の流れの変更を前提に、ソフトウェアのご提案をいたしました。導入後、語るまでもなく絶大な効果を得た内容が下の図です。

１名　×　１日　×　３時間　×　2,000円　＝　６，０００円ポッキリ！
（ソフトウェアリース料を合算しても、１０分の１以下！毎月４５万円以上の儲け！）

加えて、
在庫状況も分かる！
原票担当者は別の仕事ができる！
事務担当者も他の仕事ができる！
そして、何より営業マンが営業活動ができる！

まさに１石５鳥!!"変わる"ことの典型例です。

得られた効果から見ると、ソフトウェア料は実質ゼロ円（儲けるための投資）になったのです。

※ソフト導入と原票廃止による儲け（毎年）
　４５万円×１２ヶ月 ＋ ５００万円 ＋ 事務担当負担軽減分 ＋ 営業受注(毎月６日間)　
＝１，０４０万円 ＋ 無限大(？)　※確実に１，０００万円以上の儲け

このことは、その後の会話にすべて凝縮されています。（請求書発行時に訪問）

事務担当者）
伝票入力からすべてやって、たった３時間ですぅーっ!!しかも私1人で！
在庫状況も分かるし。今までの大変さって何だったんだ！ってなりますよねぇ。


●喜んでいただけて何よりです。･･あれっ!?そういえば営業の方がいらっしゃらないですね？

事務担当者）（ニッコリしながら）みんな外回りに出掛けてますよ！


《ここがポイント》
　パソコン駆使の前に、仕事の流れ自体を見直そう！
　（ほとんど会社やお店には、無駄が潜んでいます）